Když si chcete zorganizovat práci

Když máte příliš rušnou mysl nebo příliš plný rozvrh, může být někdy složité rozhodnout, do čeho se pustit nejdřív. Takže jak se vyhnout pocitu, že se náš mozek „topí v informacích“, a začít plavat ke klidnějším břehům?

Potíž se seznamy úkolů

Mnozí z nás bojují s pocitem přetížení vytvářením seznamů úkolů. Nicméně to působí řadě lidí spoustu potíží, zejména když při vytváření těch seznamů vycházejí ze stavu velkého stresu.

Tohle jsou dva běžné problémy se seznamy úkolů: 

• Ten seznam je příliš dlouhý, předlouhý. Je k prasknutí nacpaný menšími úkoly, velkými úkoly a halabala pomíchanými rozmanitými úkoly, takže vzniká obrovský, nekonečný soupis, který u lidí vyvolává pocit ještě většího přetížení.
• Seznam nebere v úvahu, co je třeba udělat hned. Jako tento týden – nikoli za měsíc, nikoli za rok.

Týdenní lepicí lístek vám může pomoci vyhnout se těmto hrozícím obtížím a zároveň vám poskytne možnost vnímat každý zvládnutý úkol pozitivněji.

Jak psát týdenní lepicí lístky 

Pro začátek si kupte balíček lepicích lístečků v běžné velikosti a v barvě, která je vám příjemná. Každé pondělí ráno věnujte pár minut sepsání týdenního lepicího lístku.

Tento lístek by měl obsahovat 3 až 5 úkolů, které je třeba zvládnout ten konkrétní týden, čímž se odfiltrují ostatní úkoly, které „byste si přáli/mohli/měli/někdy udělat“, a zůstane vám stručný zjednodušený seznam.

Ale proč používat právě lepicí lístky? Někteří lidé by dali přednost zápisníku. Hlavním důvodem pro používání lepicích lístků je, že se tím přirozeně zabrání vytvoření seznamu úkolů, který je příliš dlouhý. U lepicího lístku jste omezení rozměrem papírku. Když si klienti píšou do zápisníků, někdy se jejich seznamy úkolů k vyřízení táhnou přes tucty stránek. Což rozhodně nepomůže snížit přetížení mozku, naopak se to tím jen zhoršuje.

Tady je pomůcka, jak si to zapamatovat:

Delší seznam úkolů = Vyšší stres

Ale

Kratší seznam úkolů = Nižší stres

Také vezměte v úvahu, že čím delší seznam úkolů si vytvoříte, tím víc bude slábnout vaše víra, že se vám podaří ty úkoly zvládnout:

Delší seznam úkolů = Menší víra, že ho zvládneme vyřídit

Kratší seznam úkolů = Silnější víra, že ho zvládneme vyřídit

Vezměte si tužku

Kromě snahy vytvářet si nekonečné seznamy mají mnozí lidé sklon používat k organizaci úkolů různé aplikace. Ty můžou být užitečné v tom, že nás motivují, abychom se do toho vůbec pustili, a pokud se to u vás osvědčilo, výborně. Nicméně z mých zkušeností vyplývá, že pokud se klienti rozhodnou používat nějakou organizační appku, obvykle u ní vydrží jen týden či dva a ona pak zmizí v moři dalších aplikací na jejich telefonu. Raději si vezměte obyčejné lepicí lístečky a tužku nebo propisku. Na ručním zapisování na papír je něco, co může vašemu mozku skutečně pomoct, aby si věci lépe pamatoval.

V jedné neurovědecké studii provedené na Tokijské univerzitě vědci odhalili, že když lidé píšou rukou na opravdový papír, pomáhá jim to lépe zpracovávat informace, než když píšou na digitálním tabletu. Rovněž se ukázalo, že ruční psaní vede k tomu, že používáme různé části mozku, včetně složitých oblastí spojených s prostorovým uvažováním, což může vytvářet v mozku pevnější spojení, která nám pomáhají se rozpomínat. 

Jinými slovy, když si něco napíšete propiskou na papír, možná díky tomu lépe udržíte tuto informaci v hlavě. A navíc, když něco ze svého týdenního lepicího lístku škrtnete, může vám to poskytnout drobnou dávku dopaminu, neboť váš mozek nyní cítí, že úkol dokončil.

Když si odškrtnete položku ze seznamu, umožní vám to skutečně procítit svůj úspěch. 

Pravidla týdenního lepicího lístku:

• Vyberte si barvu, která upoutá vaši pozornost. Vyhněte se bílé nebo pastelovým odstínům, protože ty by se možná daly snadno přehlédnout.
• Zapište si jen 3 až 5 věcí, které musíte tento týden vyřídit. Snažte se nepsat více než 5 úkolů. V ideálním případě by se všechno mělo vejít tak dobře, že to na tom jediném lepicím lístku snadno přečtete. Je to jednoduchý způsob, jak se dobrat k jádru toho, co je skutečně nutné udělat, na rozdíl od věcí, o kterých si myslíte, že byste je udělat měli, nebo byste je udělat chtěli.
• Dejte si svůj týdenní lepicí lístek tam, kde ho budete mít každý den před očima. Většina lidí si ho lepí někam poblíž počítače nebo na nějaké místo, kam se denně dívají, třeba na zrcadlo v koupelně nebo na ledničku.
• Když dokončíte nějaký úkol z týdenního lepicího lístku, přeškrtněte ho. To je důležitá část celého procesu, neboť tím berete na vědomí, že je nějaký úkol konečně hotový. Dokončili jste ho. Udělali jste to, co jste se rozhodli udělat.
• Až do dalšího pondělního rána nepřidávejte na seznam žádné další úkoly. Když začneme dokončovat jednu věc za druhou, občas nás to láká postupovat příliš rychle, čímž se opět můžeme zahltit. Držte se raději dokončování 3 až 5 úkolů pravidelně, každý týden.
• Jakmile zvládnete všechny úkoly, vítězoslavně svůj týdenní lepicí lístek zahoďte!

Nedokončené úkoly…

Všechny úkoly, které se vám v týdnu dokončit nepovedlo, přepište na nový týdenní lepicí lístek. Například pokud jste v pátek nedopsali zprávu o postupu prací, přeneste si ji v pondělí na seznam na další týden.

Motivační mikromyšlenky

Kdykoli vyřídíte nějakou položku ze svého seznamu, věnujte si krátkou konejšivou sebemluvu, která vám pomůže udržet si motivaci. Jde o krátké vlídné větičky, které vás můžou posunout na pozitivní místo, a to tak, aby je váš mozek okamžitě nezavrhl. Říkám jim mikromyšlenky.

Mikromyšlenky jsou drobné úvahy, kterým náš mozek obvykle uvěří, neboť nevyvolávají pocit, že provádíme nějaký obrovský děsivý skok k extrémní pozitivitě. Spíše nám připadají jako krůčky pozitivním směrem a zdají se zvládnutelnější. Více si jich procvičíme v následujících kapitolách (viz: drtič zdí, přepínač slov), neboť vám můžou pomáhat se zvyšováním odolnosti.

Prozatím zde nabízím několik mikromyšlenek, které je vhodné začít používat s týdenními lepicími lístky:

„Zvládl/a jsem všechno, co jsem se rozhodl/a udělat, a učím se vychutnávat si ten pocit.“

„Škrtnout tuhle položku ze seznamu je ohromná úleva.“

Nyní si procvičíme psaní týdenních lepicích lístků, abychom mohli položky vítězoslavně škrtat, jakmile je vyřídíme.

Zapište si 3 až 5 věcí, které potřebujete tento týden vyřídit. Vynechte všechno, co byste „měli/mohli/přáli si udělat“. Soustřeďte se na zjednodušení toho seznamu. Jakmile každou položku vyřídíte, odškrtněte si ji a dovolte si cítit hrdost!

Seznam rozmanitostí

Nejspíš si kladete otázku: „Ale co mám udělat se všemi těmi drobnými úkoly, které podle vás nesmím dávat na týdenní lepicí lístek?“

Tomuto typu drobných povinností říkám rozmanitosti a patří na zvláštní seznam nazvaný seznam rozmanitostí. Nezapomínejte, že nejde o úkoly typu „tohle musím dokončit tento týden“ – takové by šly rovnou na týdenní lepicí lístek. Tohle jsou spíše úkoly typu „Tohle bych měl/a vážně udělat… v nějakou… blíže neurčenou… budoucí… chvíli“. Na větší dlouhodobé úkoly můžete využít nástroj kráječ úkolů z následující kapitoly.

Seznam rozmanitostí si můžete vést v zápisníku, v excelové tabulce nebo tam, kde vám to bude nejlépe vyhovovat. Tyto úkoly sice nemají žádný naléhavý termín odevzdání, ale pořád vám v průběhu týdne často hlodají v hlavě.

Tady je několik příkladů položek, které si klienti psali na svůj seznam rozmanitostí:

• Uklidit si v ložnici.
• Objednat novou skříňku.
• Pověsit kytaru na zeď na nějakém snadno dostupném místě.
• Zaplatit pokutu za parkování, která má splatnost až za měsíc.

Protože u těchto úkolů nemáte žádné pevné datum odevzdání, možná v nich neděláte žádné pokroky, což může vést k negativní sebemluvě, například: „S tímhle jsem pořád vůbec nepohnul/a“ nebo „Do téhle věci se mi ale vážně vůbec nechce!“

Důsledkem je, že vás přemýšlení o těchto úkolech stresuje a nutká vás to odsouvat je na seznamu věcí k vyřízení hlouběji a hlouběji. Což bohužel nutí váš mozek, aby vám je tím naléhavěji připomínal.

Pravidla pro seznam rozmanitostí

Tady je několik pravidel ohledně toho, jak přistupovat každý týden k rozmanitým drobnějším úkolům:

• Každý týden, jakmile dokončíte svůj týdenní lepicí lístek, aktualizujte svůj seznam rozmanitostí. Tak budete předem vědět, co je důležité, než si začnete sepisovat ty méně podstatné úkoly. Snažte se, aby váš seznam rozmanitostí nebyl delší než jedna stránka. Může být sice delší než váš týdenní lepicí lístek, ale ne tak dlouhý, aby se vám nechtělo se na něj ani podívat.
• Každý týden v neděli si ověřte, že se vám podařilo vyřídit alespoň jednu položku ze seznamu rozmanitostí.
• Nepřidávejte na seznam rozmanitostí nic dalšího, dokud jednu věc neodškrtnete.

Připomínkou je tato rovnice:

Jeden úkol dovnitř = Jeden úkol ven

Je celkem obvyklé, že když se klienta zeptám, jak dlouho je nějaký úkol na jeho seznamu, on mi odpoví: „Vlastně ani nevím, asi tak šest měsíců.“ To je šest měsíců každodenních mentálních připomínek jediného drobného úkolu, které vás v součtu stojí spoustu duševní energie. Nebylo by skvělé ulevit si trochu od toho hlodání v hlavě a brát jeden z těch rozmanitých úkolů po druhém?

Kdykoli si ze seznamu rozmanitostí odškrtnete nějakou položku, povězte si motivační mikromyšlenku: 

„S touhle maličkostí si už nemusím dělat starosti. Mám nyní prostor přemýšlet o jiných věcech.“

„Malé krůčky se sčítají.“

Malé krůčky se skutečně sčítají. Věřte tomu, že když budete dělat každý týden něco málo, dostanete se postupně tam, kde chcete být.

Risa Williams

Ukázka z knihy Jak zvládnout organizaci času