25 metod a strategií Jak zvládnout organizaci času

Stará moudrost praví, že nikdo z nás není pánem svého času. Jak je ale možné, že někdo dokáže „svůj“ čas využít na maximum a pro jiného je to takřka nadlidský úkol? Znamená to, že vnímání času je u každého rozmanité? Nebo je to pouze otázka efektivity jeho využití a je tedy naděje, že se lze této dovednosti naučit?

management času motivace management cílů psychohygiena porucha pozornosti spojená s hyperaktivitou příručkyAutorka knihy Jak zvládnout organizaci času americká klinická terapeutka Risa Williams se zaměřuje na praktické metody a strategie, včetně kreativních pracovních listů a snadno použitelných technik, které vám pomohou najít motivaci, dosáhnout svých cílů a cítit se méně stresovaní z organizace svého času.

Díky 25 různým technikám založeným na KBT, mindfulness, pozitivní psychologii a snižování stresu můžete zjistit, které strategie vám nejlépe vyhovují, aby vám pomohly změnit způsob, jakým využíváte svůj čas, a naučit se, jak se cítit zmocněni k pozitivním změnám návyků ve vašem každodenním životě.

Kniha je přehledně rozdělena do 5 kapitol, nazvaných s ohledem na cíl, který je v každé z nich sledován. Sami se rozhodnete, zda chcete pomoci s ovládnutím svého času, se zorganizováním práce, se schopností cítit se motivován, dosahovat svých cílů, nebo cítit klid a sebevědomí.

V každé kapitole se autorka věnuje lidem s ADHD, kterým prostřednictvím pasáží nazvaných „střípek z neurovědy“ vysvětluje, co se odehrává v jejich mozku a v čem je jejich nervový systém nastavený jinak.

Z anglického originálu The ultimate time management toolkit přeložila Petra Diestlerová.


Ukázka z knihy

ROZCVIČKA PRO MOZEK

Když nám dělá potíže zaměřit pozornost na náročný úkol, který nás čeká, můžeme se zkusit donutit, abychom s tím začali. S dokončováním úkolů však tenhle přístup příliš nepomáhá. Když už úkol nevypadá pro náš mozek dostatečně „zajímavě“, abychom ho dokončili, důsledkem bývá, že se mu mozek chce vyhnout úplně. U lidí s ADHD je to ještě intenzivnější pocit, neboť často mívají „nervový systém založený na zájmu“, který je nastavený na to, aby vrhl veškerou jejich pozornost na úkol, který si v tu chvíli v duchu označí jako „zajímavý“ (Dodson, 2021).

Co se dá tedy dělat, když náš mozek naprosto ztratí zájem o úkol, který potřebujeme dotáhnout do konce? Můžete vyzkoušet nástroj nazvaný rozcvička pro mozek, který pomůže váš mozek duševně připravit na to, aby se zase zapojil.

Můžete si ho zapamatovat takto:

Místo abyste se do úkolu, kterému se vyhýbáte, vrhli po hlavě, zkuste si nejdřív udělat Rozcvičku pro mozek.

Najděte soustředění

Než se chopíme rozcvičky pro mozek a vyzkoušíme ji, měli bychom nejprve pochopit různé druhy soustředění. Řekněme, že řešíte osmisměrku – to vyžaduje soustředěnější pozornost. V tu chvíli je vaše soustředění zaměřené čistě na to, že v písmenech pátráte po konkrétním slově. Jako čočka fotoaparátu musejí vaše oči a mozek skutečně zaostřit na to, co hledáte.

Zkuste si to sami. Najděte níže slovo „STROM“:

Na těchto pár sekund byly vaše pozornost i zájem plně zapojeny!

Střípek z neurovědy: Proč křížovky a jiné luštěnky dokážou tak dobře simulovat zájem našeho mozku? Podle Lisy Milbrand hádanky a hlavolamy dokážou vyvolat „příval dopaminu v nucleu accumbens, oblasti mozku zodpovědné za odměny a posilování“. Kromě přívalu dopaminu, který vyvolává luštění hádanky, se dostavuje ještě další příval dopaminu, když ji úspěšně vyluštíte. To všechno zvyšuje zájem našeho mozku a motivuje nás to, abychom vytrvali (Milbrand, 2021).

Pokud jste zkusili rozluštit tu osmisměrku, nejspíš jste se ocitli ve stavu plně soustředěné pozornosti.

Tři nastavení

Nyní prozkoumáme, jak probíhá prožívání dalších druhů pozornosti. Můžete si představit, že stejně jako čočka fotoaparátu má vaše pozornost tato tři nastavení:

Nesoustředěná pozornost

Ve stavu nesoustředěné pozornosti věnujeme něčemu rozptýlenou pozornost. V tomto rozpoložení můžeme mít problém se zapojit, neboť nám připadá obtížnější cokoli pochopit. Na obrázku výše rozeznáme nanejvýš to, že jde o strom, a už nic moc dalšího. Z hlediska pozornosti vám v tomto stavu možná hodně těkají myšlenky a necítíte pevné spojení s úkolem, který před vámi stojí. Bude patrně docela obtížné úkol v nesoustředěném stavu dokončit a bude to nejspíš trvat i déle.

Napůl soustředěná pozornost

Stejně jako automatické zaostření na fotoaparátu nám napůl soustředěná pozornost poskytne více podrobností o stromě před námi, ale jisté oblasti jsou stále rozmazané a dají se špatně rozeznat. Je celkem možné dokončovat v tomto stavu úkoly a většina z nás to pravidelně dělá, ale možná nám v důsledku toho uniknou některé podrobnosti. Naše chápání toho, jak zábavný či zajímavý úkol je, může kolísat a chvílemi ztrácíme motivaci. Když je někdo chronicky zaneprázdněný, možná často multitaskuje, což vede k tomu, že setrvává v tomto napůl soustředěném stavu u mnoha svých úkolů.

Plně soustředěná pozornost

Nyní vidíme strom do nejmenších podrobností – rozeznáváme detaily na kmeni a různé větve. Obecně z toho můžeme získat mnohem lepší představu o celém stromu. Jsme nyní ve stavu plně soustředěné pozornosti. V takovém stavu cítíte zaujetí a zájem o to, co děláte, a jste schopní vidět celý obrázek. V tomto jasnějším stavu mysli je snazší rozhodovat, co je potřeba udělat.

Jak si rozcvičit mysl

Když lidé sklouznou z plně soustředěného stavu do nesoustředěného, obvykle jim připadá, že ztratili motivaci a zájem o úkol. Jak se tedy dostat zpátky do plně soustředěného stavu?

Můžeme použít rozcvičku pro mozek, která zahrnuje následující tři kroky:

1. Položte si otázku: „Jaké druhy činností dostanou můj mozek do správné nálady k tomu, aby se soustředil?“

2. Potom se 30 až 60 minut věnujte zvolené aktivitě stimulující mozek, abyste ho rozcvičili.

3. Jakmile zvolenou aktivitu dokončíte, vrhněte se rovnou do úkolu, o nějž jste ztratili zájem, a prozkoumejte, jak k němu váš mozek přistupuje nyní. Možná zjistíte, že vám úkol náhle připadá zajímavý a cítíte motivaci v něm pokračovat.

Rozehřejte se, abyste nezamrzli

Tady je příklad, který vám pomůže odhalit, jaká rozcvičovací cvičení by pro vás mohla být vhodná.

Jeden klient chtěl ovládnout techniky řízení času, aby napsal kapitolu svého románu, jehož dokončení odkládal, protože ho to přestalo „bavit“. Pokaždé, když se posadil k psaní, rozptýlil se jinými věcmi a ke svému cíli se nedostával o nic blíž. Říkal, že si připadá opravdu „zamrzlý“, a neví, jak znovu získat soustředění.

Vysvětlila jsem mu myšlenku rozcvičky pro mozek, než se posadí ke psaní, a on si sepsal seznam rozcvičovacích činností , které by mohl vyzkoušet.

porucha pozornosti každodenní život sebeřízení úklid řád příručkyPříručka pro dospělé chaotiky je pomocníkem v životě lidí s poruchou pozornosti.

Klientův seznam rozcviček pro mozek:

• Vylušti t křížovku.

• Jít si zaběhat.

• Zahrát si videohru.

• Podívat se na instagram.

• Přečíst si novinové titulky.

Potom jsem mu ohledně každé z položek na seznamu položila následující otázky:

• Je to nesoustředěná/napůl soustředěná/plně soustředěná činnost?

• Zabere tato činnost 30 až 60 minut?

• Zvýší tato aktivita vaše soustředění na následující úkol, nebo vás jenom ještě víc unaví?

Potom jsme jeho seznam upravili na základě odpovědí na tyto otázky:

Klientův upravený seznam rozcviček pro mozek:

• Luštění křížovky – Plně soustředěný – 30 minut.

• Jít si zaběhat – Plně soustředěný – 30 minut.

• Zahrát si videohru – Plně soustředěný – 60 minut, někdy déle.

• Prohlédnout si příspěvky na instagramu – Napůl soustředěný/nesoustředěný – Čas se různí

• Přečíst si novinové titulky – Nesoustředěný – Čas se různí.

Jak u instagramu, tak u četby zpravodajství obtížně odhadoval, kolik času mu to zabere, a připouštěl, že někdy u obojího „promarní spoustu hodin“. Připadalo mu, že obojí odvádí jeho pozornost od psaní románu, který se mu nedařilo dokončit a už tak se kvůli tomu cítil špatně.

Těmto druhům činností říkám časové černé díry, protože je snadné v nich utopit spoustu času, aniž z toho má váš mozek nějaký velký prospěch.

Varování: Časové černé díry na obzoru

Všichni občas děláme takové věci. Domníváme se, že nás činnost, kterou jsme si zvolili, inspiruje, jenže ona místo toho jen zabere veškerý náš čas a zcela vyčerpá naše zásoby duševní energie.

Ztratili jste někdy spoustu času sledováním náhodných videí, klikáním na rozmanité stránky Wikipedie, projížděním sociálních médií nebo brouzdáním po e-shopech s předměty, které jste neměli v úmyslu koupit? Tohle jsou všechno velmi běžné časové černé díry. Možná odhalíte i další časové černé díry, do kterých se často propadáte?

Může být užitečné sepsat si seznam nejběžnějších činností, které představují vaše největší časové černé díry, abyste si je během dne lépe uvědomovali. Pokud by vás zajímalo, kdy je vhodné se těmto druhům činností věnovat, vyhledejte si nástroj řadicí páka.

Nyní, když si vybíráme možnou rozcvičku pro mozek, se však chceme těmto druhům časových černých děr co nejvíce vyhýbat. Zde je pomůcka pro lepší zapamatování:

Vyberte si jako rozcvičku pro mozek činnost, která bystří vaši pozornost, místo aby ji otupovala.

A taky…

Vyberte si jako rozcvičku pro mozek činnost, která vám doplňuje duševní energii, místo aby ji odčerpávala.

Když jsme upravili klientův seznam, zůstalo nám toto:

Klientův upravený seznam rozcviček pro mozek:

• Luštění křížovky – Plně soustředěný – 30 minut.

• Jít si zaběhat – Plně soustředěný – 30 minut.

• Zahrát si videohru – Plně soustředěný – více než hodina.

porucha pozornosti duševní zdraví psychohygiena autobiografické příběhy populárně-naučné publikaceJak se žije ženě s ADHD? Odpovědi najdete v knize Královna chaosu.

Z těchto tří možností pro něj bylo nejbezpečnější luštění křížovky a běhání, neboť videohra mu často zabrala víc než hodinu času. Důvodem pro časové omezení rozcvičky na 30 až 60 minut je to, že byste pak v ideálním případě měli mít nějakou mentální energii ušetřenou na úkol, k němuž se chystáte. Tento časový limit vám pomůže nespálit všechnu svou mentální energii během rozcvičky pro mozek.

Jinými slovy, kdybyste se až tři hodiny protahovali, než si půjdete zaběhat, nejspíš byste byli moc unavení, abyste se do běhání vůbec pustili.

Dejte si pozor, aby byla vaše rozcvička pro mozek krátká a spíše vás osvěžila, než vyčerpala.

Klient se rozhodl rozcvičovat si mozek ke zlepšení soustředění a pozornosti nejprve křížovkami. Po třiceti minutách luštění se pak rovnou pustil do práce na románu. To znamenalo, že našel způsob, jak opět plně soustředit svou pozornost na psaní knihy, a zakrátko dopsal nejen kapitolu, na které se zasekl, ale i několik dalších.

Tady jsou další možné aktivity rozcvičky pro mozek, které se u různých lidí osvědčily:

• Psát si 30 minut do deníku.

• Luštit sudoku.

• Luštit osmisměrky.

• Psát si haiku do sešitu.

• 30 minut si kreslit.

• Vybarvit jednu podrobnou stránku v omalovánkách.

Různé úkoly, různé rozcvičky

U různých úkolů používejte různé rozcvičky. Položte si následující otázky: „Jakou část své mysli budu potřebovat na tomto úkolu využít? Která rozcvička pro mozek poslouží této konkrétní části mého mozku nejlépe?“

Pokud se chystáte pustit do práce na finanční rozvaze, mohla by dobrou rozcvičku představovat jednoduchá třídicí činnost. Pokud se chystáte k tvůrčímu projektu, možná vám pomůže psaní do deníku. Snažte se sladit rozcvičku pro mozek s úkolem, který vás čeká.

Přizpůsobivě hledejte zábavu

Když vás vybraná rozcvička pro mozek omrzí, přizpůsobte se a vyberte si místo ní jinou rozehřívací činnost. Udržujte to svěží, aby byla ta aktivita pro váš mozek stále zábavná a zajímavá.

Jestli vás rozcvička pro mozek přestane bavit, najděte si jinou, která zabírá.

Jakmile se rozcvičíte, budete připravení mentálně sprintovat ke svým cílům.


Spisovatelka Risa Williams je klinická terapeutka, poradkyně v oblasti time managementu a strategie stanovování cílů. Je zároveň autorkou mnoha oceňovaných knih a moderátorkou podcastu o produktivitě s názvem The Motivation Mindset.


Knihu Jak zvládnout organizaci času: 25 metod a strategií zakoupíte na našem e-shopu.

Portál byl založen v roce 1990 s cílem pomáhat při výchově dětí a mládeže. Od začátku se proto zaměřil především na publikace z oborů pedagogika, psychologie a sociální práce, a to na odborné i populární úrovni. Později přibyly knihy pro rodiče i děti jak z oblasti beletrie, tak rozvíjející tvořivost. Nedílnou součástí knižní produkce jsou rozhovory, spirituální tituly, beletrie a non-fiction.  

Přidejte se do newsletteru